Registerbeskrivning

Detta är en beskrivning av vilka personuppgifter som hanteras av Nordisk kulturkontakt och på vilka sätt uppgifterna hanteras. Nordisk kulturkontakt följer Finlands lagstiftning och EU:s dataskyddsförordning, 2016/679 (GDPR) vad gäller dataskydd.

Person som ansvarar för registerärenden

Fredrik Lundin
IT-Ansvarig
PB 231, 00171 Helsingfors
fredrik.lundin@nordiskkulturkontakt.org
+358 10 583 1004

Registrens syfte

Nordisk kulturkontakt samlar in och hanterar personuppgifter

  1. för att upprätthålla ett låntagarregister och sköta bibliotekets kundrelationer
  2. vid arrangemang av evenemang, möten och vid arvodesutbetalningar
  3. för att dokumentera verksamheten. Materialet kan komma att användas i Nordisk kulturkontakts årsrapport, på webbsidan, i sociala medier och annan digital marknadsföring, för interna behov (t.ex. presentationer) och för framtida arkivering.
  4. för att skicka information till prenumeranter av våra nyhetsbrev.
  5. i samband med kameraövervakningen på biblioteket. Syftet med kameraövervakningen är att, skydda egendom, skydda personal och kunder, förhindra brott samt hjälpa reda ut eventuella brott.

Registrens namn

  1. Låntagarregister för Nordisk kulturkontakts specialbibliotek
  2. Administration av Nordisk kulturkontakts digitala enkätsystem
  3. Nordisk kulturkontakts mediearkiv
  4. Nordisk kulturkontakts nyhetsbrev
  5. Nordisk kulturkontakts kameraövervakning

Registrens innehåll

  1. Låntagarregistret innehåller:
    • låntagarens namn, adress, kön, telefonnummer och e-postadress.
    • uppgifter om låntagartyp för lånefunktioner.
    • uppgifter om låntagares modersmål samt meddelandespråk i servicesyfte.
    • bibliotekskortsnummer och låntagarID.
    • lösenord (pinkod) för identifiering.
    • personnummer.
    • uppgifter om låntagarens aktuella lån.
    • uppgifter om låntagarens aktuella reserveringar.
    • uppgifter om låntagarens obetalda avgifter.
    • uppgifter om föråldrade kontaktuppgifter, eventuella fullmakter, vårdnadshavares kontaktuppgifter och åtgärder som vidtagits på grund av oreturnerade lån och obetalda avgifter, samt meddelandeinställningar, registreringsdatum och senaste lånedatum.

    Som uppgiftskällor används:

    • uppgifter som låntagaren uppgett och lagrat i datasystemet.
    • offentliga adress- och telefonnummertjänster.
    • uppgifter som lagras i bibliotekets verksamhet.

    Låntagaren är ansvarig för att meddela om ändringar. Vid indrivningsfall kan adressuppgifter kontrolleras via Befolkningsregistercentralen.

  2. Digitala enkätsystem (uppgifter insamlas genom webtjänsterna Webropol, Zoom, Microsoft Teams, Microsoft Forms eller Zef). De uppgifter som insamlas beror på användningsändamålet men kan vara:
    • Personuppgifter (förnamn, efternamn, organisation, förman, adress, e-post, telefonnummer, personnummer, land, allergier, diet)
    • Bankuppgifter (endast vid arvodesutbetalning)
    • Arbets- och förtroendeuppgift
    • Evenemang
  3. Mediearkiv
    Registret innehåller bilder och videomaterial som skapas under Nordisk kulturkontakts evenemang eller för att dokumentera organisationens övriga verksamhet.
  4. Nyhetsbrev
    E-postadresser och namn (insamlade genom/på webbtjänsten Mailchimp).
  5. Kameraövervakning
    Registret innehåller inspelat bildmaterial, som skapas av kameraövervakning som är placerat i Nordisk kulturkontakts bibliotek.

Regelmässigt överlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter inom EU eller EES

  1. Låntagarregister
    • Låntagarens personuppgifter, låneuppgifter och betalningsuppgifter kan överföras till utomstående parter för fakturering och indrivning.
    • Låntagaruppgifter samt låntagarens personuppgifter, lån och reserveringar visas men lagras ej vid inloggning i webbiblioteket. Lånekortsnummer, pin-kod samt e-post lagras i webbiblioteket.
  2. Digitala enkätsystem
    • Uppgifter kan överföras till utomstående parter för evenemangsadministration, fakturering och arvodesbetalning.
  3. Mediearkivet
    • Regelmässigt utlämnas eller överförs inga personuppgifter från registret.
  4. Nyhetsbrev
    • Regelmässigt utlämnas eller överförs inga personuppgifter från registret.
  5. Kameraövervakning
    • Material överförs endast åt en myndighet vid utredning av brott.

Principer för skydd av registren

  1. Låntagarregister
    1. Manuellt material: de blanketter med låntagaruppgifter som låntagaren fyllt i förstörs då uppgifterna förts in i digitala bibliotekssystemet.
    2. ADB-lagrat material
      Låntagarregistret används av Nordisk kulturkontakts personal, samt av de adb-planerare som ansvarar för att upprätthålla bibliotekssystemet, i den utsträckning arbetsuppgifterna förutsätter.
      Den server som innehåller låntagarregistret finns i utrymmen som övervakas av Axiell Finland Oy. Driftspersonal har användarrätt till servern.
  2. Digitala enkätsystemen
    Användarrätten till registret är begränsat till Nordisk kulturkontakts personal. Personalen har personliga användarkonton som skyddas med användarnamn och lösenord. Användarkontot raderas då arbetsförhållandet på Nordisk kulturkontakt upphör.Som tjänsteleverantörer fungerar Wepbropol Oy, Zoom Inc eller Microsoft. Registret upprätthålles på tjänsteleverantörernas servrar. Tjänsteleverantörerna ansvarar över verktygets upprätthållande och säkerhet. Nordisk kulturkontakt och tjänsteleverantörerna har upprättat ett personuppgiftsbiträdesavtal.
  3. Mediearkivet
    Material sparas på Nordisk kulturkontakts Azure virtualserver som skyddas med lösenord. Endast personalen på Nordisk kulturkontakt har tillgång till registret. En säkerhetskopia görs på en server som finns i Nordisk kulturkontakts utrymmen. Materialet sparas tillsvidare.
  4. Nyhetsbrev
    Användarrätten till registret är begränsat till Nordisk kulturkontakts personal. Personalen har personliga användarkonton som skyddas med användarnamn och lösenord. Användarkontot raderas då arbetsförhållandet på Nordisk kulturkontakt upphör.Som tjänsteleverantörer fungerar Mailchimp. Registret upprätthålles på tjänsteleverantörernas servrar. Tjänsteleverantörerna ansvarar över verktygets upprätthållande och säkerhet.
  5. Kameraövervakning
    Material sparas på Nordisk kulturkontakts egen server som skyddas med lösenord. Endast IT-personalen på Nordisk kulturkontakt har tillgång till registret. Materialet sparas i 30 dagar.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Överförs inte

Rätt till insyn

Var och en har enligt personuppgiftslagen, 26§ rätt att få veta vilka uppgifter om hen som har lagrats i personregistret. Den registrerade kan själv kontrollera en del av uppgifterna i bibliotekssystemets webbibliotek. Den registrerade kan skriftligen begära granskning av sina uppgifter.

Korrigering av uppgifter

Den registeransvarige ansvarar för att utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade rätta, utplåna eller komplettera en personuppgift som ingår i ett personregister och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad (Personuppgiftslagen 29§).

Den registrerade har rätt att kräva att en oriktig uppgift korrigeras. Biblioteket kan radera låntagaruppgifter som inte använts på länge. Materialet i kameraövervakningssystemet raderas automatiskt efter 30 dagar.

Den registrerade kan meddela ändrade personuppgifter till Nordisk kulturkontakt på Nordisk kulturkontakt, PB 231, 00170 Helsingfors, Finland eller gdpr@nordiskkulturkontakt.org.

Låntagaren kan meddela ändrade kontaktuppgifter till Nordisk kulturkontakt på Nordisk kulturkontakt / Biblioteket, PB 231, 00170 Helsingfors, Finland eller bibba@nordiskkulturkontakt.org eller genom att logga in och ändra sina uppgifter i webbiblioteket.