Nordisk kulturkontakt söker en administrativ koordinator

""

Nordisk kulturkontakt är en institution under Nordiska ministerrådet som arbetar för att förstärka det nordiska samarbetet inom kulturfältet och öka kännedomen om nordisk kultur i Finland.

Vi söker nu en

ADMINISTRATIV KOORDINATOR

Som vår nya kollega bidrar du till att Nordisk kulturkontakt har en effektiv och välfungerande administration.

Som administrativ koordinator spelar du en nyckelroll för vår administration och kommer att ha breda kontaktytor, både internt och externt. Du kommer jobba både med stödprogramsadministration och generell administration i nära dialog med stödprogramsrådgivarna, ekonomi- och HR-chefen samt direktören. 

Dina arbetsuppgifter handlar i huvudsak om att

• koordinera och utföra administrativa uppgifter i samband med personaladministration, till exempel arbetstidsregistrering, semestrar, sjukfrånvaro, kontrakt och koordination av introduktion för nyanställda, hantering av timlöner och arvoden

• assistera rådgivarna i stödprogramsadministration med allmänna arbetsuppgifter med fokus på administration och ekonomi där särskild tonvikt ligger på det nya stödprogrammet Demos för medborgarorganisationer

• hantera mötesbokningar för såväl interna som externa möten, planera och boka resor.

I din roll som administrativ koordinator på Nordisk kulturkontakt får du en utsiktsplats till internationellt kultur- och föreningssamarbete.

Vi förväntar oss

att du har erfarenhet av liknande administrativa roller, goda kunskaper i MS Office-paketet och en god systemvana. Du har en stark organisatorisk förmåga med förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt. Du är noggrann och detaljorienterad samtidigt som du snabbt får saker ur händerna. Vi ser gärna att du har erfarenhet av eller känner till föreningsverksamhet.

Som person är du

initiativrik, socialt kompetent och kan arbeta både självständigt och i team. Du förstår vikten av ett gott bemötande och trivs i en internationell och dynamisk miljö. Du kan formulera dig både skriftligt och muntligt på minst ett skandinaviskt språk (danska, norska eller svenska) samt finska och engelska. Du är bekant med finska arbetsförhållanden. Du trivs med att hantera både enklare och mer kvalificerade arbetsuppgifter. Vi kommer lägga stor vikt vid personligt engagemang.

Vi erbjuder dig

ett omväxlande och meningsfullt arbete i en nordisk institution. Vi erbjuder en projektanställning på tre år med möjlighet till förlängning.

Nordisk kulturkontakt har 16 medarbetare från de olika nordiska länderna och vi sitter centralt i Helsingfors och ute på Sveaborg.

Ansökan

Din ansökan med bifogat cv och löneanspråk vill vi ha senast den 26 maj (observera att ansökningsportalen stänger vid midnatt dansk tid). Digitala intervjuer kommer att genomföras den 5 juni. Intervjuer på plats i Helsingfors hålls den 10 Juni. Skriv din ansökan på svenska, danska eller norska i Nordiska ministerrådets karriärportal.

Tillträde

Enligt överenskommelse men gärna måndagen den 12 augusti 2024.

Mer information

Frågor gällande arbetets innehåll, villkor och arbetsförhållanden besvaras av ekonomi- och personalchef Titti Schulman, telefon: +358 10 583 1003. Epost: titti.schulman@nordiskkulturkontakt.org

Frågor gällande programadministration besvaras av seniorrådgivare/teamkoordinator Anna Skogster, telefon +358 10583 1022. Epost: anna.skogster@nordiskkulturkontakt.org.