Hakemuksen jälkeen

Kun olet lähettänyt hakemuksen voit varmistaa, että Pohjoismainen kulttuuripiste on vastaanottanut hakemuksen tarkistamalla hakijaprofiilistasti että hakemuksen status on “Application Received”/”Ansökan mottagen”. Hakijaprofiilista löydät myös hakemuksen tunnistenumero. Jos otat meihin yhteyttä hankkeeseesi liittyvissä asioissa, mainitse yhteydenotossasi aina tunnistenumero.

Pohjoismainen kulttuuripiste hallinnoi hakemuksia ja vastaa kaikesta yhteydenpidosta hakijoihin, mutta ulkopuoliset asiantuntijaryhmät päättävät hyväksyttävistä hakemuksista ja myönnettävistä tukisummista. Poikkeuksena on NORDBUK, jossa Pohjoismaisen kulttuuripisteen neuvonantajat ja johtaja käsittelevät hakemukset ennen kuin johtaja tekee lopulliset päätökset. Päätökset lähetetään tiedoksi Pohjoismaiden lapsi- ja nuorisoasiainkomitealle.

• Päätösilmoitus

  Päätösilmoitus lähetetään profiilisi viestitoimintoon 8–10 viikkoa hakuajan päättymisen jälkeen. Tarkemmat ajat löydät jokaisen tuen omalta sivulta. Kopio lähetetään myös käyttäjätilin sähköpostiosoitteeseen. Kaikille hakijoille ilmoitetaan samaan aikaan, eikä ennakkoilmoituksia lähetetä.

• Maksaminen

  Jos sinulle myönnetään tukea, kirjaudu käyttäjätilillesi ja hyväksy sinun ja Pohjoismaisen kulttuuripisteen välinen sopimus. Sen jälkeen voit ilmoittaa hankkeen pankkiyhteystiedot. Tuki maksetaan kahdessa tai kolmessa osassa tuen suuruuden mukaan.

  Alle 30 000 euron tuki: Tuki maksetaan kahdessa osassa, 85 % sopimuksen hyväksymisen jälkeen ja loput 15 % loppuraportoinnin jälkeen.

  Yli 30 000 euron tuki: Tuki maksetaan kolmessa osassa, 45 % sopimuksen hyväksymisen jälkeen, 40 % hankkeen väliraportoinnin jälkeen ja loput 15 % loppuraportoinnin jälkeen.

  Jos maksua ei ole haettu vuoden kuluessa hyväksymisilmoituksen lähettämisestä, hyväksyminen ei ole enää voimassa ja se mitätöidään.

• Tilintarkastus

  Alle 30 000 euron tuki: Hankkeen kustannuksille ei edellytetä tilintarkastusta.

  Yli 30 000 euron tuki: Kirjanpidon on oltava rekisteröidyn, hyväksytyn tai auktorisoidun tilintarkastajan tarkastama ja oikeaksi todistama.

  Erillistä tilintarkastusta ei edellytetä hankkeille, joissa tuensaajana on suoraan Pohjoismaiden ministerineuvostolle raportoiva laitos.

  Täällä on yksityiskohtaiset tilintarkastusohjeet.

  Tuensaajan ei tule lähettää alkuperäisiä tositteita Pohjoismaiseen kulttuuripisteeseen. Sopimusta, kirjanpitoa ja tositteita tulee säilyttää niin pitkään kuin tuensaajan kotimaan viranomaiset edellyttävät. Tositteita tarvitaan myös silloin, kun Pohjoismainen kulttuuripiste järjestää pistokokeita.

• Jääviys ja puolueettomuus

  Kaikki hakemukset käsitellään asiallisesti ja puolueettomasti. Jos asiantuntija on jonkin hakemuksen osalta jäävi, hän ei osallistu kyseisen hakemuksen käsittelyyn. Jääviydestä tehdään merkintä hakemukseen.

Raportointi

Loppuraportti ja laskelmat on toimitettava viimeistään kolme kuukautta hankkeen päättymisen jälkeen.

Jos myönnetty tuki on yli 30 000 euroa, hankkeesta on lisäksi toimitettava väliraportti hankekauden puolessavälissä. Väliraportista on käytävä ilmi, mitkä toiminnot on siihen mennessä suoritettu ja mikä on tulevien toimintojen aikataulu, ja siinä on esitettävä ajantasainen kirjanpito. Hankekauden loputtua hankkeesta toimitetaan loppuraportti seuraavassa kuvatulla tavalla.

Hankkeen päätyttyä on toimitettava loppuraportti, josta käy ilmi, kuinka hanke on kehittynyt hakemuksen jälkeen, mitä vaikutusta toiminnoilla on ollut ja minkälaisia kokemuksia niistä on syntynyt. Raportista on käytävä ilmi, millä tavoin hanke on saavuttanut tavoitteensa ja kuinka tuloksia voidaan hyödyntää pohjoismaisen kulttuuriyhteistyön edistämisessä jatkossa. Raportissa on mielellään mainittava myös hankkeen vaikeuksista ja vastoinkäymisistä, joita ei voitu välttää. Raporttiin on lisäksi liitettävä lopullinen kirjanpito. Yli 30 000 euron tuen sisältävän kirjanpidon on oltava hyväksytyn tai auktorisoidun tilintarkastajan vahvistama. Täällä on yksityiskohtaiset tilintarkastusohjeet.

Joissain tapauksissa Pohjoismaisella kulttuuripisteellä on oikeus pienentää tukisummaa loppuraportoinnin jälkeen. Tämä voi tulla kyseeseen, jos varoja on jäänyt käyttämättä tai jos hanke on edennyt täysin eri suuntaan kuin esitettiin alkuperäisessä hakemuksessa, jonka perusteella tuki myönnettiin. Jos hankkeeseen tehdään muutoksia, joita Pohjoismainen kulttuuripiste ei ole hyväksynyt etukäteen, voit olla kokonaan tai osittain velvollinen maksamaan takaisin myönnetyt varat.

Loppuraportointimalli

Viestintä

Sosiaalisessa mediassa saa mielellään käyttää tunnistetta #nordiskkulturkontakt hanketta koskevissa julkaisuissa. Pohjoismainen kulttuuripiste vastaanottaa mielellään sähköpostitse tietoa hankkeiden ensiesityksistä tai vastaavista ja kutsuja kyseisiin tilaisuuksiin.

Suosittelemme lähettämään hankkeesta kuvamateriaalia tai vastaavaa sekä hankkeen toteutuksen aikana että loppuraportin toimittamisen yhteydessä. Pohjoismainen kulttuuripiste voi käyttää lähettämääsi aineistoa tiedotus- ja markkinointitarkoituksiin.

Lähetä aineistoa käyttäjätilin viestitoiminnon kautta tai sähköpostitse osoitteeseen program@nordiskkulturkontakt.org