Rekisteriseloste

Rekisteriselosteissa on kuvaus siitä, mitä henkilötietoja käsitellään Pohjoismaisessa kulttuuripisteessä ja millä tavoin tietoja käsitellään. Tietosuojakäytännöissään Pohjoismainen kulttuuripiste noudattaa toiminnassaan Suomen lainsäädäntöä ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, 2016/679 (GDPR).

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Fredrik Lundin
IT-vastaava
PL 231, 00171 Helsinki
fredrik.lundin@nordiskkulturkontakt.org
+358 10 583 1004

Rekisterien tarkoitus

Pohjoismainen kulttuuripiste kerää ja käsittelee henkilötietoja

  1. voidakseen ylläpitää lainaajarekisteriä ja hoitaa kirjaston asiakassuhteita
  2. voidakseen järjestää tapahtumia ja kokouksia ja maksaa palkkioita
  3. voidakseen dokumentoida toimintaa. Aineistoa voidaan käyttää Pohjoismaisen kulttuuripisteen vuosikertomuksessa, verkkosivustossa, sosiaalisessa mediassa ja muussa digitaalisessa markkinoinnissa, sisäisiin tarpeisiin (esim. esitykset) ja tulevaa arkistointia varten.
  4. voidakseen lähettää tietoa uutiskirjeidemme tilaajille
  5. kirjaston kameravalvonnan yhteydessä. Kameravalvonnan tarkoituksena on suojella omaisuutta, henkilökuntaa ja asiakkaita, ehkäistä rikoksia ja auttaa mahdollisten rikosten selvittämisessä.

Rekisterien nimet

  1. Pohjoismaisen kulttuuripisteen pohjoismaisen erikoiskirjaston lainaajarekisteri
  2. Pohjoismaisen kulttuuripisteen sähköisten kyselylomakejärjestelmien hallinnointi
  3. Pohjoismaisen kulttuuripisteen media-arkisto
  4. Pohjoismaisen kulttuuripisteen uutiskirjeet
  5. Pohjoismaisen kulttuuripisteen kameravalvonta

Rekisterien tietosisältö

  1. Lainaajarekisteri
    • lainaajan nimi, osoite, sukupuoli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
    • tiedot lainaajatyypistä lainaustoimintoja varten
    • tiedot lainaajan äidinkielestä ja viestien lähetyskielestä palvelutarkoituksia varten
    • kirjastokortin numero ja lainaajatunnus
    • tunnistautumisessa käytettävä salasana (pin-koodi)
    • henkilötunnus
    • tiedot lainaajan tämänhetkisistä lainoista
    • tiedot lainaajan tämänhetkisistä varauksista
    • tiedot lainaajan maksamattomista myöhästymismaksuista
    • tiedot vanhentuneista yhteystietoista, mahdollisista valtakirjoista, huoltajan yhteystiedoista ja toimista, joihin on ryhdytty palauttamattomien lainojen ja maksamattomien maksujen johdosta, sekä viestiasetuksista, rekisteröitymispäivästä ja viimeisimmästä lainauspäivästä.

    Tietolähteinä käytetään

    • lainaajan ilmoittamia ja tietojärjestelmään tallennettuja tietoja
    • julkisia osoite- ja puhelinnumeropalveluita
    • kirjaston toiminnassa tallennettavia tietoja.

    Lainaajan tulee ilmoittaa tietojen mahdollisesta muuttumisesta. Perintätapauksissa osoitetiedot saatetaan tarkistaa Väestörekisterikeskukselta.

  2. Sähköiset kyselylomakejärjestelmät (kerätty Webropol-, Zoom-, Microsoft Teams-, Microsoft Forms- tai Zef -verkkopalveluissa tai niiden kautta). Kerätyt tiedot riippuvat käytön tarkoituksesta, mutta voivat olla:
    • henkilötiedot (etunimi, sukunimi, organisaatio, esimies, osoite, sähköposti, puhelinnumero, henkilötunnus, maa, allergiat, ruokavaliot)
    • pankkitiedot (vain palkkioiden maksamiseen)
    • työ- ja luottamustehtävät
    • tapahtumat
  3. Media-arkisto
    Rekisteri sisältää kuvia ja videomateriaalia, jotka on otettu Pohjoismaisen kulttuuripisteen tapahtumissa tai organisaation muun toiminnan dokumentoimiseksi.
  4. Uutiskirjeet
    Sähköpostiosoitteet ja nimet (kerätty Mailchimp-verkkopalvelussa tai sen kautta)
  5. Kameravalvonta
    Rekisteri sisältää Pohjoismaisen kulttuuripisteen kirjaston kameravalvonnan tallentamaa kuvamateriaalia.

Henkilötietojen säännönmukaiset siirrot tai luovutukset EU:ssa tai Euroopan talousalueella

  1. Lainaajarekisteri
    • Lainaajan henkilö-, lainaus- ja maksutietoja voidaan siirtää ulkopuolisille osapuolille laskutus- ja perintätarkoituksessa.
    • Lainaajan tiedot, henkilötiedot, lainat ja varaukset näytetään verkkokirjastoon kirjautumisen yhteydessä, mutta niitä ei tallenneta. Kirjastokortin numero, pin-koodi ja sähköpostiosoite tallennetaan verkkokirjastoon.
  2. Sähköiset kyselylomakejärjestelmät
    Tietoja voidaan siirtää ulkopuolisille osapuolille tapahtumien hallinnointia, laskutusta ja palkkioiden maksua varten.
  3. Media-arkisto
    Rekisteristä ei siirretä tai luovuteta henkilötietoja säännönmukaisesti muille tahoille.
  4. Uutiskirjeet
    Rekisteristä ei siirretä tai luovuteta henkilötietoja säännönmukaisesti muille tahoille.
  5. Kameravalvonta
    Materiaalia siirretään vain viranomaiselle rikostutkinnan yhteydessä.

Rekisterien suojauksen periaatteet

  1. Lainaajarekisteri
    1. Manuaalinen aineisto
      Lainaajan täyttämät lainaajatietolomakkeet tuhotaan sen jälkeen, kun tiedot on siirretty sähköiseen kirjastojärjestelmään.
    2. Sähköisesti tallennettu aineisto
      Lainaajarekisteriä käyttävät Pohjoismaisen kulttuuripisteen henkilöstö sekä kirjastojärjestelmän ylläpidosta vastaavat IT-suunnittelijat työtehtävien edellyttämässä laajuudessa.
      Lainaajarekisteri on palvelimella, joka sijaitsee Axiell Finland Oy:n valvomissa tiloissa. Huoltohenkilöstöllä on palvelimen käyttöoikeus.
  2. Sähköiset kyselylomakejärjestelmät
    Rekisterin käyttöoikeus on rajattu Pohjoismaisen kulttuuripisteen henkilöstöön. Henkilöstöllä on henkilökohtaiset käyttäjätilit, jotka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttäjätili poistetaan työsuhteen päättyessä.Palveluntoimittajina ovat Wepbropol Oy, Zoom Inc tai Microsoft. Rekisteriä ylläpidetään palveluntoimittajien palvelimilla. Palveluntoimittajat vastaavat työkalun ylläpidosta ja tietoturvasta. Pohjoismainen kulttuuripiste ja palveluntoimittajat ovat solmineet sopimuksen henkilötietojen käsittelystä.
  3. Media-arkisto
    Materiaalia säilytetään Pohjoismaisen kulttuuripisteen Azure-virtuaalipalvelimella, joka on suojattu salasanalla. Rekisteriin on pääsy vain Pohjoismaisen kulttuuripisteen henkilöstöllä. Palvelimesta otetaan varmuuskopio palvelimelle, joka sijaitsee Pohjoismaisen kulttuuripisteen tiloissa. Materiaalia säilytetään toistaiseksi.
  4. Uutiskirjeet
    Rekisterin käyttöoikeus on rajattu Pohjoismaisen kulttuuripisteen henkilöstöön. Henkilöstöllä on henkilökohtaiset käyttäjätilit, jotka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttäjätili poistetaan työsuhteen päättyessä.
  5. Palveluntoimittajana on Mailchimp. Rekisteriä ylläpidetään palveluntoimittajien palvelimilla. Palveluntoimittajat vastaavat työkalun ylläpidosta ja tietoturvasta.
  6. Kameravalvonta
    Materiaalia säilytetään Pohjoismaisen kulttuuripisteen omalla palvelimella, joka on suojattu salasanalla. Rekisteriin on pääsy vain Pohjoismaisen kulttuuripisteen IT-henkilöstöllä. Materiaalia säilytetään 30 päivää.

Henkilötietojen siirrot tai luovutukset EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä tai luovuteta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain §:n 26 mukaan oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Rekisteröity voi itse tarkastaa osan tiedoista kirjastojärjestelmän verkkokirjastosta. Rekisteröity voi pyytää tietojensa tarkastamista kirjallisesti.

Tietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. (Henkilötietolain § 29)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Kirjasto voi poistaa lainaajatiedot, joita ei ole käytetty pitkään aikaan. Kameravalvontajärjestelmän materiaali poistetaan automaattisesti 30 päivän jälkeen.

Rekisteröity voi ilmoittaa henkilötietojen muutoksesta Pohjoismaiselle kulttuuripisteelle postitse osoitteeseen Pohjoismainen kulttuuripiste, Kaisaniemenkatu 9, 00100 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen gdpr@nordiskkulturkontakt.org.

Lainaaja voi ilmoittaa yhteystietojensa muutoksesta Pohjoismaiselle kulttuuripisteelle postitse osoitteeseen Pohjoismainen kulttuuripiste, Kirjasto, PL 231, 00170 Helsinki, sähköpostitse osoitteeseen bibba@nordiskkulturkontakt.org tai kirjautumalla verkkokirjastoon ja muuttamalla tietoja itse.